Gestión documental

La organización de los archivos es una de las tareas administrativas que más suele incomodar a los empleados públicos, por múltiples razones, como veremos más adelante, así que rara vez encuentran tiempo para poner orden en el desorden. Se cae, entonces, en un círculo vicioso que se repite en todas las oficinas:

Acumulación de documentos = búsquedas dificultosas que provocan mayor desorden en lo acumulado = pérdida de información = intento de control mediante la reproducción de los documentos = más papel = más acumulación y vuelta a empezar.

A veces este círculo se rompe de dos maneras, radicalmente -eliminando los documentos más antiguos o cuando han dejado de servir como documento de prueba a efectos legales o fiscales- o de una manera más sutil pero no por ello menos peligrosa- los documentos se abandonan en los sitios más insospechados de los edificios, de donde a largo plazo terminarán desapareciendo. Se pierden así documentos vitales para conocer el pasado de nuestras Organizaciones.

De este triste y absurdo destino sólo se salvan cuando existe un Archivo Municipal, atendido por personal cualificado, lo que por desgracia no ocurre siempre.

Los documentos como algo molesto, incómodo y polvoriento son una imagen fuertemente unida a la burocracia en su aspecto más ineficaz y negativo con respecto a los derechos del Ciudadano. Todos tenemos en nuestra retina imágenes de oficinas siniestras en las que las mesas, estanterías y el propio suelo estaban llenos de miles de papeles que el funcionario de manguitos mostraba al cuitado ciudadano, a la vez que decía «su expediente está en aquel montón a la espera de que lo informe el Sr. Secretario».

Por el contrario, la idea de una oficina policial eficaz y accesible a la resolución de nuestros problemas va unida tanto a un mobiliario y material de archivo cómodo y atractivo como a la ausencia de papeles.

Organizar un archivo en nuestros días no tendría por qué ser una tarea difícil. Tenemos a nuestro alcance nuevos sistemas para archivo y recuperación de los documentos y de la información que, en teoría, nos facilitan enormemente este proceso. Pero si observamos en las oficinas vemos que a problemas nuevos se dan soluciones antiguas y que, incluso las herramientas modernas son utilizadas siguiendo normas desfasadas.

En esta categoría, el alumno, entre otras, puede encontrar las siguientes acciones formativas:

• Básico de tratamiento de la Información y Documentación en los Cuerpos Policiales
• Los Planes Directores de Seguridad
• Las Memorias en los Cuerpos Policiales
• Acreditación Operativa de Servicios Policiales
• La Imagen Corporativa en la Organización Policiales
• La Gestión Documental en la Organización Policial
• Organización de Archivos en un Cuerpo Policial
• La Gestión Documental en Intranet
• Clasificación Documental en la Organización Policial
• Diseño, elaboración y presentación de Proyectos Policiales
• El Archivo y la Gestión de la Documentación
• La Seguridad de los Datos e Información en los Cuerpos Policiales
• Elaboración del Proyecto Profesional Policial
• Organización de Archivos, Gestión Documental y elaboración de Memorias Policiales
• Documentos Policiales en materia de Seguridad Ciudadana
• Las Organizaciones Policiales en su entorno y estrategias de negociación
• Metodología y Plan Estratégico de las Organizaciones Policiales
• Planificación Operativa
• La Comunicación en las Organizaciones Policiales
• Administración en las Organizaciones Policiales
• Liderazgo y Dirección
• Estrategias de captación de fondos públicos y privados
• Desarrollo y cambio organizacional. La Organización flexible
• Administración Económico-Financiera de la Organización Policial
• La Planificación Operativa en los Servicios Policiales